HUISHOUDELIJK REGLEMENT VOOR DE VERENIGING VAN SENIOREN BEUNINGEN.

1. Verantwoording. (Statuten artikel 17.1)

Krachtens het bepaalde in artikel 17 lid 1 van de statuten van de Vereniging van Senioren Beuningen, verleden door notaris mr. Leonardus Wilhelmus Martinus Kersten te Beuningen, op 18 april 2008, verder genoemd de Vereniging, is er een Huishoudelijk Reglement ter uitvoering en goede functionering van de statuten. Dit Huishoudelijk Reglement mag geen bepalingen bevatten die strijdig zijn met de Statuten.

2. Lidmaatschap. (Statuten artikel 5)

Aanmelding voor het lidmaatschap.

1. Degene, die lid wenst te worden van de Vereniging meldt zich aan bij het Bestuur c.q. ledenadministratie.

2. Het Bestuur beslist over de toelating.

3. Inschrijving van het lidmaatschap geschiedt door het Bestuur c.q. ledenadministratie door opneming in  een ledenlijst van de naam, het adres, de geboortedatum en verder alle gegevens die voor een goede administratie van de Vereniging noodzakelijk zijn.

4. De onder 3 bedoelde gegevens kunnen zonder toestemming van de aanvrager alleen worden doorgegeven aan de unie KBO.

5. Weigering van het lidmaatschap van de Vereniging wordt door het Bestuur schriftelijk aan de aanvrager gemeld onder opgave van de reden(en).

6. Bij weigering van het lidmaatschap door het Bestuur kan de aanvrager zich wenden tot de Algemene Vergadering van de Vereniging, die alsnog tot toelating kan besluiten.

3. De Algemene Vergadering. (Statuten artikel 9 en 10.)

Het Bestuur kan niet-leden uitnodigen ter bijwoning van de Algemene Vergadering. Zij hebben geen stemrecht en kunnen slechts deelnemen aan de besprekingen indien zij daartoe uitdrukkelijk worden uitgenodigd.

4. Stemmen op de Algemene Vergadering.

In alle gevallen wordt mondeling gestemd. Dit kan door telling bij hand opsteken gebeuren. Hiervan wordt afgeweken als:

- Er over personen wordt gestemd en er tegenkandidaten zijn.

- Als een van de aanwezige leden dit eist.

Er dient dan schriftelijk gestemd te worden, de werkwijze is als volgt:

1. De voorzitter wijst uit de Algemene Vergadering drie leden aan die een “Commissie van stemopneming”

vormen. Deze commissie wijst één van hen aan als voorzitter van de commissie.

2. De commissie reikt stembriefjes uit aan de leden van de Algemene Vergadering die de presentielijst    hebben getekend.

3. De commissie tekent op de presentielijst aan, aan wie een stembriefje is uitgereikt en stelt het aantal uitgereikte stembriefjes vast.

4. De commissie zamelt de ingevulde stembriefjes in en stelt het aantal ingeleverde stembriefjes vast.

5. De voorzitter van de commissie opent de stembriefjes, controleert de geldigheid van de uitgebrachte stem en leest de uitgebrachte stem voor.

6. De beide andere leden controleren de geldigheid van de uitgebrachte stem, noteren de voor en tegen stemmen, c.q. het aantal stemmen per kandidaat.

7. De commissie stelt de uitslag van de stemming vast en deelt de uitslag aan de vergadering mede.

8. De commissie legt de uitslag schriftelijk gedateerd en ondertekend vast.

9. Voor de in dit lid onder 2,3 en 4 genoemde werkzaamheden kan de commissie zich laten bijstaan door een of meer Bestuursleden.

Indien bij een stemming over personen geen meerderheid is behaald, vindt schriftelijk een tweede stemming plaats. Wordt ook dan geen meerderheid gehaald dan vindt herstemming plaats tussen de personen die bij de tweede stemming de meeste stemmen behaalden.

Elk conform het bepaalde in lid 2 van dit artikel in de presentielijst vermeld lid heeft één stem.

Bij schriftelijk stemmen zijn ongeldig:

1. stemmen die niet duidelijk de wil van de kiezer tot uitdrukking brengen;

2. stemmen die zijn ondertekend of op andere wijze zijn gemerkt;

3. stemmen die blanco zijn ingeleverd;

4. stemmen die meer of andere namen van personen bevatten dan gekozen kunnen worden;

5. stemmen, uitgebracht door leden die niet of onvolledig zijn vermeld op de presentielijst.

5. Kandidaatstelling Bestuur.

1. Ten minste vier weken voor de Algemene Vergadering meldt het Bestuur de vacatures

2. Het Bestuur kan kandidaten voorstellen voor de in te vullen vacatures; zij meldt dit aan de Algemene

Vergadering.

3. Tegenkandidaten kunnen door de leden tot uiterlijk twee weken voor de Algemene Vergadering schriftelijk worden ingediend bij het Bestuur, ondersteund volgens de statuten artikel 11 lid 1.

4. Het Bestuur stelt na een gesprek met de tot kandidaat gestelde leden een kandidatenlijst op en reikt deze uit bij aanvang van de vergadering.

6. Einde lidmaatschap Bestuur. (Statuten artikel 11.8.)

Het lidmaatschap van het Bestuur eindigt zoals aangegeven in de statuten, volgens een rooster van aftreden en voorts:

1. Bij besluit van tweederde van de zittende Bestuursleden met een aan het lid, nadat deze is gehoord, gericht schrijven, dat verdere samenwerking niet mogelijk is.

2. Doordat het lid aftredend is en niet herkozen wordt.

3. Doordat het lid twee maal de zittingstermijn van drie jaar lid is geweest van het Bestuur, tenzij de

Algemene Vergadering anders beslist.

4. Door overlijden.

7. Taken en bevoegdheden Bestuur. (Statuten artikel 12.)

1. Naast de taken en bevoegdheden, zoals bepaald in artikel 12 van de statuten van de Vereniging, heeft het Bestuur nog de volgende taken en bevoegdheden.

2. Het Bestuur is belast met het besturen van de Vereniging en het uitvoeren van de besluiten van de Algemene Vergadering en voert voorts alle taken uit, voor zover deze niet op grond van de statuten en het Huishoudelijk Reglement van de Vereniging aan andere organen zijn opgedragen.

3. Het voeren van een financiële administratie, het jaarlijks aan de Algemene Vergadering afleggen van verantwoording over het gevoerde financiële beleid en het voorleggen van een begroting voor het volgende jaar.

4. Het voeren van een secretariaat, het opstellen van een jaarverslag over het gevoerde beleid en het ter   goedkeuring aan de Algemene Vergadering voorleggen van het jaarverslag.

5. Het Bestuur draagt zorg voor het notarieel verlijden van elke statutenwijziging waartoe de Algemene      Vergadering heeft besloten. Wijzigingen binnen het Bestuur dienen te worden doorgegeven aan de Kamer van Koophandel.

6. Het Bestuur draagt zorg voor het neerleggen van een authentiek afschrift van de akte van statutenwijziging en   van een volledige doorlopende tekst van de statuten, zoals die na de laatste wijziging zullen luiden, ten kantore van het Verenigingenregister, gehouden door de Kamer van Koophandel en Fabrieken in het gebied waar Beuningen onder ressorteert.

7. Het Bestuur kan ter vergadering alleen dan geldige besluiten nemen als de meerderheid van de leden ter vergadering aanwezig is.

8. Alle besluiten van het Bestuur worden genomen met volstrekte meerderheid van de uitgebrachte stemmen; ieder lid van het Bestuur heeft één stem. Bij het staken van de stemmen is die van de voorzitter doorslaggevend.

9. Van het verhandelde in een bestuursvergadering wordt verslag opgemaakt. Dit verslag wordt in de volgende bestuursvergadering al of niet gewijzigd vastgesteld en door de voorzitter en de secretaris ondertekend.

10. Het Bestuur kan ter behartiging van bijzondere taken of activiteiten vaste of ad hoc commissies instellen.

11. Het Bestuur stelt een beleidsplan op en een daarbij behorende toelichting.

12. Ter wille van de continuïteit van de werkzaamheden in het Bestuur is het gewenst plaatsvervangende     functionarissen te benoemen voor voorzitter, secretaris, penningmeester en de ledenadministratie.

13. Bij beëindiging van het bestuurslidmaatschap levert het bestuurslid, of diens nabestaanden, alle bescheiden en gegevens in bij het Bestuur.

8. Dagelijks Bestuur. (Statuten artikel 13)

1. Deze leden kunnen, bij afwezigheid of op hun verzoek, worden vervangen door hun plaatsvervanger.

2. Het Dagelijks Bestuur vergadert eenmaal ter voorbereiding van elke bestuursvergadering en voorts zo

    vaak als de voorzitter of de twee andere leden van het Dagelijks Bestuur dat nodig oordelen.

3. De vergadering van het Dagelijks Bestuur wordt bijeengeroepen door de voorzitter dan wel door de

    beide andere leden van het Dagelijks Bestuur of namens hen, door de secretaris.

4. Het Dagelijks Bestuur kan in volledige overeenstemming besluiten nemen.

5. Besluiten worden schriftelijk vastgelegd en aan de eerstvolgende bestuursvergadering voorgelegd.

6. Het Dagelijks Bestuur is belast met de voorbereiding van bestuursvergaderingen, met de voorbereiding en uitvoering van besluiten van het Bestuur, met de voorbereiding en de uitvoering van besluiten van de Algemene Vergadering, en voorts met al datgene wat door het Bestuur aan het Dagelijks Bestuur, wordt opgedragen waaronder de lopende zaken.

9. Voorzitter.

1. Hij/zij heeft toegang tot alle vergaderingen die in het kader van de Vereniging worden gehouden.

2. Hij/zij presideert de vergaderingen van de Algemene Vergadering, van het Bestuur en van het Dagelijks     Bestuur.

3. Hij/zij treedt als enige namens de Vereniging naar buiten richting pers/media, tenzij hij dit aan anderen    

    heeft gedelegeerd met betrekking tot een bepaald thema.
 

10. Secretaris.

1. Hij/zij is verantwoordelijk voor de correspondentie en de niet-financiële administratie van de Vereniging.  Hij/zij heeft de zorg voor de agenda’s, verslagen en vergaderstukken voor de Algemene Vergadering, de    bestuursvergadering, de activiteitenvergadering en de vergadering van het Dagelijks Bestuur. Hij/zij zorgt voor een doelmatige organisatie van het secretariaat en draagt daarvoor verantwoordelijkheid.

2. Hij/zij legt een archief aan van de verslagen, notities en andere voor de Vereniging relevante stukken. Tot zijn/haar taak behoort het beheren van dat archief.

3. Tijdig voor een bijeenkomst van de Algemene Vergadering legt hij/zij aan het Bestuur ter beoordeling voor:   - het conceptverslag van de voorgaande vergadering;

            - het jaarverslag over het afgelopen jaar;

            - de concept uitnodiging en agenda voor de jaarvergadering.

11. Penningmeester.

1. Hij/zij is belast met het beheer van de geldmiddelen en is verantwoordelijk voor de administratie daarvan, op zodanige wijze dat per kalenderjaar de inkomsten, de uitgaven en de vermogenstoestand kan worden    gepresenteerd en de juistheid van de inkomsten en uitgaven kan worden gecontroleerd.

2. Hij/zij is belast met de zorg voor het nakomen van de financiële verplichtingen ten opzichte van derden.

3. Hij/zij houdt van de vermogenstoestand en van de financiële toestand van de Vereniging op zodanige wijze aantekening dat daaruit te allen tijde de rechten en plichten van de Vereniging kunnen worden gekend.

4. Regelmatig en op verzoek van het Bestuur geeft hij/zij inzicht in de relevante afwijkingen ten opzichte van de begroting.

5. Na afloop van het kalenderjaar en tijdig voor de Algemene Vergadering legt hij/zij aan het Bestuur de    jaarstukken ter kennisneming voor. Deze jaarstukken bestaan uit:

     - de exploitatierekening over het afgelopen jaar;

     - de balans per 31 december van het afgelopen jaar;

     - de begroting van het volgende jaar.

6. Tijdig voor de Algemene Vergadering biedt hij/zij de concept jaarstukken en de financiële administratie ter controle aan de financiële controle- commissie aan.

7. Desgevraagd licht hij/zij op de Algemene Vergadering de jaarstukken toe en verstrekt alle gevraagde     inlichtingen.

12. Leden- en contributieadministratie.

1.Ter ondersteuning van de secretaris en penningmeester kan een bestuurslid worden aangewezen als verantwoordelijke voor de leden- en contributieadministratie.

2. Hij/Zij is verantwoordelijk voor alle aanmeldingen, afmeldingen en mutaties.

3. Hij/Zij is verantwoordelijk voor de communicatie met de Unie KBO, met betrekking tot de leden- en             contributieadministratie.

4. Hij/Zij verzorgt en organiseert de uitgave en vervanging van de ledenpasjes, waarop ieder lid recht heeft.

5. Hij/Zij is belast met de inning van de contributie en voert nauwgezet het sanctie beleid uit.

6. Sanctiebeleid lid met automatische incasso:

Wanneer een automatische incasso, niet kan worden geïnd, wordt het lid hiervan in kennis gesteld en wordt een 2^e poging gedaan binnen 3 weken. Lukt het bij de 2^e poging nog niet, dan wordt het lid, binnen 2 weken daarna alsnog de mogelijkheid geboden het lidmaatschapsgeld te betalen tegen het normale tarief van een “acceptgirolid”.

7. Sanctiebeleid lid met acceptgiro, hiervoor wordt een opslag berekend van € 2,=.

Het lidmaatschap dient binnen 4 weken te zijn voldaan op de aangegeven rekening. Hierna wordt een    aanmaning gestuurd met een opslag van € 3,=. Is deze niet binnen 3 weken betaald, dan wordt het lid        geroyeerd. Dit dient het lid binnen 5 weken na de aanmaning schriftelijk te worden medegedeeld.

8. Elk nieuw lid ontvangt ter identificatie een ledenpasje met naam, lidnummer en pasfoto.

9. Aan het begin van het jaar ontvangt elk lid, ter identificatie, een nieuw aanhangsel bij het deelnemerspasje.

13. Activiteiten, Regelingen, organisatie en verantwoordelijkheden.

1. Activiteiten dienen bereikbaar te zijn voor alle leden. Bij een capaciteitsprobleem, dient gezocht te worden naar oplossingen om de capaciteit uit te breiden. Zo dit onmogelijk is, komt een roulatiesysteem aan de orde. Ook nieuwe leden krijgen een kans hierin mee te draaien.

2. De kosten van de activiteiten dienen naar een redelijke evenredigheid te worden gedragen door de Vereniging   en het individuele deelnemende lid. Het Bestuur dient zich in te spannen voor inzicht in deze redelijkheid en zij maakt ook de afwegingen.

3. Activiteiten dienen ook naar de leden te worden gecommuniceerd, zodat zij op de hoogte zijn van alle   activiteiten. De agenda in de Cirkel, op de website en een jaarlijkse activiteiten kalender kan dit ondersteunen.

4. Elke Commissieleider heeft een vaste contactpersoon in het Bestuur (ook wel portefeuillehouder genoemd).

5. Ten behoeve van de organisatie van de activiteiten, is er voor de bestuursleden een overzicht beschikbaar van onder andere organisatie, structuur, commissieleden, commissieleiders, contactpersoon in het bestuur, locatie en de planning van de activiteiten. De secretaris bewaakt deze lijst.

14. Controle. (Statuten artikel 15)

1. De financiële controle- commissie controleert na afloop van het boekjaar de financiële administratie van  de penningmeester.

2. Onafhankelijk van het bepaalde in lid 2 van dit artikel zal de financiële controle -commissie controle kunnen houden wanneer daartoe aanleiding bestaat en/of gewenst wordt door:
    a. de financiële controle- commissie zelf.
    b. bij functieoverdracht van de penningmeester.

3. Het controleverslag van de financiële controle- commissie dient te worden uitgebracht in de reguliere     Algemene Vergadering in het eerste kwartaal van het kalenderjaar.

4. De financiële controle- commissie kan aan de Algemene Vergadering voorstellen de penningmeester over de gecontroleerde periode decharge te verlenen, dan wel aangeven welke aanvullende maatregelen zijn vereist om de financiële administratie zodanig op orde te krijgen dat alsnog decharge kan worden verleend

5. De leden van het Bestuur kunnen geen lid zijn van de financiële controle- commissie.

6. Jaarlijks treedt het langst zittend functionerend lid af, het 1^e plaatsvervangend lid treedt toe en een nieuw  plaatsvervangend lid wordt gekozen. (De totale commissie blijft hierdoor bestaan uit 2 functionerende leden en 2 plaatsvervangende, in overeenstemming met de statuten)

15. Kosten.

De kosten te maken door de bestuursleden van de Vereniging worden vergoed, conform de onkostenregeling, middels declaratieformulier.

16. Geldmiddelen. (Statuten artikel 14.)

1. Bij beëindiging van het lidmaatschap in de loop van het jaar vindt geen restitutie van contributie plaats.

2. Bij toetreding in de loop van het 1^e halfjaar is de volledige contributie verschuldigd, bij toetreding na 1 juli wordt dit 50 %, afgerond op hele euro’s.

3. De onkosten declaraties, middels declaratieformulier, dienen bij voorkeur op naam van de Vereniging te zijn gesteld, voorzien van aantekening van activiteiten, datum en naam contactpersoon en diens handtekening.

4. Naast de penningmeester dient ten minste een 2^e Bestuurslid gemachtigd te zijn om bij ontstentenis van de penningmeester zo nodig over de tegoeden te kunnen beschikken.

17. Wijzigingen.

1. Een wijziging van dit reglement, voortvloeiend uit een wijziging van de statuten, treedt gelijktijdig in werking met de wijziging van de statuten.

2. Andere wijzigingen treden in werking na vaststelling door de Algemene Vergadering van de Vereniging.

18. Slotbepaling.

Dit reglement treedt in werking na vaststelling door de Algemene Vergadering van de Vereniging.

Aldus door de Algemene Vergadering goedgekeurd d.d. 12 maart 2009